Une explication détaillée de la façon d’utiliser Slack – 25 techniques utiles à connaître

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Il y a quelques années, HubSpot a basculé son outil de communication interne vers Slack. Nous allons décrire les étapes d’utilisation selon un de leur expert Hiroyaisa.

Slack est l’une des applications de messagerie en temps réel qui suscite beaucoup d’attention sur le marché.

Immédiatement après l’introduction de Slack, il a fallu du temps pour s’y habituer. Cependant, je me suis peu à peu rendu compte de la commodité et maintenant des phrases telles que « Gardez le slack plus tard » et « Je parlais sur le slack l’autre jour » ont été portées à mon attention.

Cela dit, il est difficile de trouver une fonctionnalité que vous souhaitez vraiment utiliser car il existe de nombreuses fonctionnalités. Dans cet article, nous allons présenter les techniques de maîtrise de Slack. Veuillez partager les techniques présentées dans cet article, telles que la création d’une liste de tâches et la personnalisation de thèmes, au sein de l’entreprise.

25 façons pratiques d’utiliser Slack

1. Utiliser les fonctions de recherche avancée

Une des meilleures choses à propos de Slack est que vous pouvez facilement rechercher des fichiers et des messages. Le canal de Slack évolue rapidement, vous pouvez donc trouver les informations dont vous avez besoin sans perdre de temps à l’aide des commandes de recherche avancée suivantes.

Slack advanced search.png

Canal et message direct

  • in: Nom du canal – Recherchez uniquement les messages et les fichiers du canal spécifié.
  • in: @display name- Recherche uniquement dans les messages directs avec l’utilisateur spécifié.

Messages et fichiers reçus d’une personne spécifique

  • from: @Display name- Recherche par message d’une personne spécifique, quel que soit le canal ou le message direct.
  • from: me- Recherche les messages que vous envoyez, quel que soit l’endroit où vous postez ou envoyez.

Lien, éléments favoris, réaction emoji

  • has: link- Recherche des messages contenant une URL spécifique.
  • has: star- Rechercher les messages que vous avez sélectionnés.
  • has :: Emoji code: -Search pour les messages contenant le code spécifié.

Date ou durée

  • before: date- Recherche de messages et de fichiers avant la date spécifiée. Vous pouvez utiliser des mots clés tels que «hier», «aujourd’hui», «semaine», «mois» et «année» au lieu de dates.
  • after: date- Recherche de messages et de fichiers après la date spécifiée. Vous pouvez utiliser des mots clés tels que «hier», «aujourd’hui», «semaine», «mois» et «année» au lieu de dates.
  • on: date , pendant: period- Recherche les fichiers avec la date et la période spécifiées. En plus des dates, vous pouvez utiliser des mots clés tels que «lundi» pour le mois, «février» pour le mois et «2016» pour l’année.

Supplément: pour spécifier spécifiquement la date, utilisez le format MM / JJ / AAAA (système local américain) ou le format AAAA / MM / JJ (système standard international).

Pour plus de détails sur la fonction de recherche de slack, voir le guide d’utilisation de Slack .

2. Créez une liste de tâches à l’aide de la commande « / rappeler »

Définissez des rappels Slackbot pour que vous puissiez toujours voir ce que vous devez faire. Pour définir un rappel, entrez « / rappeler » dans la zone de texte, suivi de la tâche (les commandes et les rappels ne seront visibles que par la personne que vous avez définie). Le rappel peut être configuré pour apparaître à une heure spécifique ou la date peut être spécifiée au format MM / JJ / AAAA.

Slack reminder function.png

Pour voir une liste de rappels, utilisez la commande slash  » / liste de rappel « . Dans la liste des rappels, vous pouvez vérifier les tâches terminées et supprimer les tâches qui ne sont plus nécessaires.

Screen_Shot_2016-02-05_at_1.15.08_PM.png

3. Réagissez avec la vidéo GIF

Slack prend en charge le service de partage vidéo GIF «Giphy» et vous pouvez partager des fichiers GIF uniques avec d’autres membres à l’ aide de la commande «/ giphy» . Après la commande, entrez une phrase qui exprime votre humeur ou votre émotion (par exemple, « / merci giphy »).

Pour activer l’intégration avec Giphy, accédez à la page de l’application Giphy , cliquez sur Ajouter des paramètres, puis sélectionnez Ajouter une intégration Giphy.

Remarque : la vidéo GIF de Giphy est un succès, et les éléments qui ne conviennent pas pour une utilisation sur le lieu de travail ou qui ne correspondent pas à la situation peuvent frapper. Facile à utiliser.

Giphy_Slack.png

4. Ouvrez et fermez les fichiers en utilisant les commandes « / collapse » et « / expand »

Avez-vous déjà essayé de trouver un commentaire et n’avez pas trouvé votre GIF? Toutes les images et vidéos du canal peuvent être réduites à l’aide de la commande “/ collapse” . Si vous souhaitez afficher à nouveau une image ou une vidéo, vous pouvez la développer immédiatement en entrant la commande slash « / expand » .

Collapse and expand.png

5. Ajouter des liens et une mise en forme au message

Pour faire ressortir certains caractères, modifier le formatage ou partager des liens et du code source, entrez le texte comme suit:

  • Paramètre d’aperçu du lien: si vous entrez une URL dans un message et l’envoyez tel quel, le lien sera partagé avec l’image d’aperçu de la page. Slack affiche automatiquement un aperçu du lien, sauf si le paramètre est désactivé. Actuellement, il n’est pas possible de définir des hyperliens vers des caractères spécifiques dans les messages.
  • Paramètres en gras et en italique: pour rendre le texte en gras, mettez-le entre astérisques (par exemple, «* texte cible *»). Pour rendre le texte en italique, entrez un espace avant et après le texte et placez-le entre des traits de soulignement (par exemple, « _target text_ »).
  • Barré: Pour tracer un texte barré sur un caractère spécifique, entourez le texte d’un tilde (par exemple, « ~ texte ~ »). Les caractères barrés ne peuvent pas être barrés.
  • Puces: pour créer une puce, appuyez sur Entrée (ou sur Maj + Entrée) pour rompre une ligne, puis appuyez sur Option + 8 (Mac) ou sur Alt + 0149 (Windows, à l’aide du pavé numérique) pour entrer un point.
  • Insérer un saut de ligne: utilisez un retour logiciel pour insérer un paragraphe sans utiliser de liste. Vous pouvez également insérer des sauts de ligne en appuyant sur Maj + Entrée lors de l’envoi d’un message en appuyant sur la touche Entrée.

Retour en douceur avec message Slack

  • Texte de citation: pour citer et mettre en retrait le texte, entrez un symbole supérieur à (>) au début de la phrase. Si vous en entrez un, vous indentez un paragraphe et trois « >>> » indenterez plusieurs paragraphes.
  • Code source: pour afficher une partie du texte en ligne sous forme de code source, placez-le entre guillemets (par exemple, « ` texte cible` « ). Si vous souhaitez inclure plusieurs lignes de code dans un bloc, utilisez trois antécédents (par exemple, « ` « target text« ` »).

Code source format.png

6. Utilisez la commande « / away » pour changer le statut de présence

Ce n’est pas bien d’avoir un collègue qui attend sans réponse. Si vous devez quitter votre siège pour une réunion ou pour toute autre raison, changez votre statut pour indiquer que vous ne pouvez pas répondre. Utilisez la commande barre oblique «/ away» pour passer rapidement de l’état à «Absent» ou «Actif».

Slack status switch.png

7. Définir les notifications de mots clés et d’expressions

Si vous êtes responsable de la gestion de l’avancement du projet ou si vous souhaitez garder une trace de services et d’activités spécifiques, l’activation des paramètres de notification personnalisés peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Pour être averti lorsqu’un mot-clé ou une phrase est utilisé dans un canal, cliquez sur le nom de l’espace de travail en haut à gauche de l’écran, sélectionnez Préférences> Notifications, puis sélectionnez Mes mots-clés. ], Entrez le mot clé ou la phrase à notifier. Séparez les mots-clés par des virgules.

Mot-clé notification settings.png

8. Envoyez rapidement un message direct en utilisant la commande slash « / msg »

Par exemple, vous souhaiterez peut-être que tous les membres d’un canal particulier voient vos questions, par exemple rechercher quelqu’un qui vous prêtera une agrafeuse ou rassembler des personnes pour qu’elles déjeunent ensemble.

Après avoir posté une question, utilisez des messages directs pour interagir avec les autres membres afin qu’ils ne vous gênent pas. Par exemple, si vous trouvez un collègue qui vous accompagnera pour le déjeuner, utilisez la commande slash « / msg @username message content » pour ouvrir un message direct et ne lui donner que des informations détaillées.

9. Modifier les messages envoyés

Avez-vous déjà voulu corriger des déclarations antérieures? Avec Slack, vous pouvez vous en approcher. Pour modifier le message immédiatement après son envoi dans le chat, appuyez sur la touche fléchée vers le haut, modifiez le message et sélectionnez Enregistrer les modifications.

Cette fonctionnalité est utile si vous commettez une erreur embarrassante, telle qu’une erreur de conversion de kanji ou une erreur d’orthographe en anglais. Par exemple, dans l’image ci-dessous, le mot « là-bas » est écrit comme « leur », j’essaie donc de le corriger.

Modifier le message.png

10. Lier Google Drive avec Slack

De nombreuses organisations utilisent Google Drive pour créer et stocker des fichiers en ligne. Dans une telle organisation, il n’existe aucun moyen d’empêcher Google Drive de fonctionner avec Slack. Avec Slack, vous pouvez importer et indexer des fichiers dans Google Drive et trouver facilement les fichiers dont vous avez besoin chaque fois que vous en avez besoin.

Il existe deux manières de lier Google Drive à Slack.

Si vous partagez un fichier dans Google Drive, collez simplement le lien de partage de fichier dans la boîte de message et vous verrez un message Slackbot vous demandant si vous souhaitez importer le fichier Google Drive.

Screen_Shot_2016-02-07_at_5.34.39_PM.png

Cliquez sur [Oui] pour autoriser la lecture du fichier.

Si vous n’avez pas de fichiers à partager et que vous souhaitez configurer Google Drive pour une utilisation ultérieure, accédez à la page de l’application Google Drive , sélectionnez Ajouter des paramètres, Autoriser un compte Google Drive, puis Cliquez sur [Autoriser].

Link Slack et Google_Drive.png

11. Personnalisez votre thème Slack

Si vous utilisez Slack dans plusieurs groupes et que vous souhaitez faciliter la distinction entre les groupes, ou si vous souhaitez organiser l’apparence de votre espace de travail à votre guise, modifiez les paramètres du thème.

Cliquez sur le nom de l’espace de travail dans le coin supérieur gauche de l’écran, sélectionnez [Préférences], [Barre latérale], puis sélectionnez un thème existant ou personnalisez-le. Si vous souhaitez personnaliser, entrez le code de couleur HTML.

Screen_Shot_2016-02-07_at_7.28.16_PM.png

12. Automatiser les tâches en liant IFTTT et Slack

IFTTT est un outil qui agit comme un adaptateur polyvalent et peut automatiser des tâches en reliant deux services Web. Si IFTTT est associé à Slack, il peut être appliqué dans un large éventail de situations. Pour configurer la liaison, créez un compte IFTTT ou connectez-vous à un compte existant, puis autorisez la liaison sur la page IFTTT .

Une fois l’intégration terminée, vous pouvez commencer à automatiser des tâches en utilisant des applets existants ou en créant vos propres applets. HubSpot utilise les applets suivants.

Lorsque la sonnerie retentit, Ring avertit Slack

Lorsque la sonnerie retentit, Ring avertit Slack

Lier Twitter à Slack et afficher les mentions dans les discussions sur Slack

Lier Twitter à Slack et afficher les mentions dans les discussions sur Slack

Tirer parti des messages Trello via Slack

Tirer parti des messages Trello via Slack

(Ou recevoir une notification lorsqu’une carte Trello est attribuée )

13. Ajoutez votre emoji original

Pour ajouter un emoji, cliquez sur le nom de l’espace de travail en haut à gauche de l’écran, sélectionnez Personnaliser le jeu, puis sélectionnez Ajouter un emoji personnalisé.

Lorsque la boîte de dialogue pour l’ajout est affichée, téléchargez l’image utilisée pour l’emoji et spécifiez le nom. Le nom spécifié ici est utilisé pour entrer réellement l’emoji.

La meilleure image est un carré de 128 Ko ou moins. Consultez également cet article sur le blog HubSpot pour savoir comment effacer l’arrière-plan de l’image, à l’instar de l’acteur Ryan Gosling dans l’image ci-dessous.

Custom emoji.png

14. Personnaliser la réponse automatique de Slackbot

Slackbot peut être personnalisé pour répondre automatiquement à des mots-clés et expressions spécifiques. Pour personnaliser, cliquez d’abord sur le nom de l’espace de travail dans le coin supérieur gauche de l’écran et sélectionnez Personnaliser le jeu.

Sur l’écran de destination, sélectionnez le deuxième onglet [Slackbot] à gauche pour ouvrir le formulaire de personnalisation du message. Entrez des mots-clés (plusieurs mots-clés, séparés par des virgules) et ajoutez une réponse Slackbot pour chaque mot-clé. Notez que plusieurs réponses peuvent être définies à l’aide de Maj + Entrée pour commencer une nouvelle ligne. Si vous définissez plusieurs réponses, l’une d’entre elles sera utilisée de manière aléatoire.

Dans l’image ci-dessous, la vidéo de la chanteuse Britney Spears s’affiche automatiquement pour le mot clé « Oops! ».

Réponse personnalisée.png

15. Personnaliser les messages de chargement

Avez-vous remarqué des messages spirituels et des astuces lors du chargement des données? Dans Slack, vous pouvez ajouter des messages originaux et organiser avec plaisir l’écran de chargement.

Pour ajouter un nouveau message, cliquez sur le nom de l’espace de travail dans le coin supérieur gauche de l’écran, sélectionnez [Personnaliser le relâchement], puis cliquez sur le troisième onglet appelé [Chargement du message] à gauche. Entrez un message lorsque la zone de texte apparaît et cliquez sur Ajouter un message.

C’est la meilleure façon d’encourager les autres membres.

Chargement de message.png

16. Utilisez le sélecteur rapide pour changer rapidement de chaîne et de messages directs

À mesure que les départements et les organisations prennent de l’ampleur, le nombre de canaux participants augmente. Pour passer rapidement d’un canal à un message direct ou pour passer rapidement à un autre canal, appuyez sur Commande + K (Mac) ou sur Ctrl + K (Windows, Linux) pour lancer le sélecteur rapide. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, entrez le nom de l’utilisateur ou du canal, puis sélectionnez les paramètres appropriés.

Quick switcher.png

17. Interagir avec les membres imitant des célébrités et des personnages

À l’aide d’un outil appelé Slacker , vous pouvez emprunter l’identité de votre personnage préféré, publier des commentaires intéressants et améliorer la communication avec les autres membres. Slacker a beaucoup de personnages pré-créés, y compris le président américain Trump et Elsa du film de Disney « Frozen ».

Vous pouvez également ajouter votre propre personnage en sélectionnant l’icône de signe plus vert. Entrez une URL d’image et un nom, puis spécifiez un message par défaut pour ajouter un caractère à la collection.

Slacker character.png

Screen_Shot_2016-02-07_at_7.34.10_PM.png

18. Mener une enquête simple en utilisant Emoji Reaction

Ce n’est pas facile de dire quelque chose avec des mots. Il peut être plus rapide de réagir en utilisant emoji pour communiquer vos sentiments aux autres membres. Pour utiliser Emoji Reaction dans Slack, survolez le message auquel vous souhaitez répondre, cliquez sur l’icône avec le signe plus sur l’émoticône, puis sélectionnez l’émoji.

Les réactions Emoji sont plus avancées et peuvent être utilisées pour mener rapidement et facilement des enquêtes au sein de l’équipe. Pour utiliser cette fonctionnalité, BetterCloud, un éditeur de logiciels aux États-Unis, a tweeté comme suit.

19. Afficher les échantillons de couleur à l’aide du code de couleur HTML

Lorsque vous travaillez sur un projet de conception avec d’autres membres, vous pouvez suggérer des couleurs à l’aide du code de couleur HTML. Dans l’exemple ci-dessous, vous pouvez voir que l’échantillon de couleur est affiché plus petit pour le code de couleur « # F7761F ».

Code couleur HTML.png

20. Créer une liste de tâches à l’aide d’étoiles

Avec Slack, vous pouvez utiliser des étoiles pour marquer des tâches importantes. Pour ajouter une étoile, déplacez simplement votre curseur sur le message ou le fichier, sélectionnez l’icône étoile et changez-la en jaune. Vous pouvez vérifier la liste des éléments avec une étoile en cliquant sur l’icône étoile en haut à droite de l’écran.

En mettant en vedette les demandes et les fichiers qui doivent être traités, vous pouvez facilement créer une liste de tâches à faire pendant que vous êtes occupé.

Star et To-Do list.png

21. Exprimez votre humeur avec une pose en haussement d’épaules

Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, faites une petite erreur ou souhaitez informer les autres membres que vous ne connaissez pas les détails de la réunion, envoyez un émoticône représentant une émoticône pour exprimer votre humeur. Faisons-le.

En Europe et aux États-Unis, cette émoticône a été établie sur Internet en tant qu’émoticône qui représente des émotions telles que la peur, l’ironie et l’indifférence . Avec cet émoticône, vous pouvez exprimer avec précision votre humeur sans rien dire de plus. Pour entrer dans cette émoticône , utilisez la commande slash “/ shrug” .

Emoticon haussant les épaules.png

22. Modifier votre nom de profil pour faire en sorte que vous ne soyez pas au bureau

Si vous êtes absent du bureau pour des vacances prolongées, un congé de maternité ou un congé de garde d’enfant, vous pouvez modifier le nom de votre profil pour que vous sachiez d’un coup d’œil que vous êtes absent. Par exemple, dans l’image ci-dessous, le nom complet «Carly Stec» est entré dans le champ du prénom et «OOO (absent)» dans le champ du nom de famille.

Pour modifier le nom, cliquez sur le nom de l’espace de travail en haut à gauche de l’écran, sélectionnez [Profil et comptes] pour ouvrir le répertoire de l’espace de travail, puis cliquez sur [Modifier le profil] pour afficher l’écran d’édition.

Vacances.png

23. Ouvrir une vidéoconférence

Il n’est pas nécessaire d’utiliser un service de vidéoconférence externe pour organiser une vidéoconférence avec un groupe Slack ou plusieurs membres.

Pour démarrer une vidéoconférence, accédez au fil de conversation et cliquez sur l’icône du combiné située près de la barre de recherche.

Icônes de téléphone pour les appels vidéo SlackComme avec Skype et Zoom, cliquez pour lancer un appel immédiatement. Vous pouvez également activer et désactiver l’audio et la vidéo et partager votre écran avec d’autres membres.

24. Créer des notes de fil

Au lieu de partager des fichiers Google Docs en dehors de Slack avec des threads, vous pouvez créer des notes directement sur Slack. Pour créer un mémo, cliquez sur l’icône de clip sur l’écran de saisie du fil du fil de discussion, puis sélectionnez [Nouveau] et [Publier].

Créer une publication avec SlackLorsque cette option est sélectionnée, l’écran de post-création apparaît, vous permettant de créer un document à partager avec le fil. Lorsque vous avez terminé de créer votre publication, cliquez sur Partager, définissez l’emplacement du partage, modifiez les autorisations et partagez dans un fil de discussion.

25. Utilisez emoji pour réagir aux messages

Vous voudrez peut-être répondre aux messages d’autres personnes avec le pouce levé, les icônes du visage qui rit et la marque de smiley classique. Lorsque votre patron vous informe de bonnes nouvelles à propos de vous et de vos collègues, vous pouvez réagir au message avec un emoji, parfait pour converser. La méthode est expliquée en dernier.

Lorsque vous survolez le message auquel vous souhaitez réagir, une option de message apparaît, avec une icône représentant un smiley.

Options de message relâchéesCliquez sur cette icône pour afficher une liste des pictogrammes disponibles et rechercher des pictogrammes.

Relâchement emoji réactionLorsque vous cliquez sur votre emoji préféré, l’emoji sélectionné s’affiche juste en dessous du message. Ceci termine la réaction au message. En outre, les autres utilisateurs peuvent cliquer sur les émoticônes pour faire la même réaction ou sélectionner un autre émoticône.

Comment en savoir plus sur l’utilisation de Slack

Nous espérons que vous utiliserez les 25 techniques présentées dans cet article pour rendre le chat Slack efficace et amusant. Si vous souhaitez utiliser davantage Slack dans les processus de votre entreprise, veuillez lire l’ article sur l’intégration de HubSpot et Slack . Il existe également un article sur l’historique des réussites de Slack , alors renseignez-vous si cela vous intéresse.